Modernes Datenschutzmanagement

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 Abs. 1 BDSG erforderlich, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen sind oder Sie Verarbeitungen vornehmen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DS-GVO unterliegen, oder Sie verarbeiten personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung. Des Weiteren wird in jedem Fall ein Datenschutzbeauftragter bestellt, wenn eine Verarbeitung von besonderen Kategorien gemäß Art. 9 stattfindet. Dies ist regelmäßig der Fall bei Altersheimen, ambulanten Pflegediensten, Arztpraxen, Krankenhäusern oder sonstigen Gesundheitsdienstleistungen.

Sollte die Regelungen des § 38 BDSG und Art. 36 DS-GVO nicht auf Sie zutreffen, können Sie verzichten. Dennoch muss der Datenschutz umgesetzt werden. Daher ist es ebenfalls möglich mit uns einen Projektvertrag mit festgelegten Beratungsleistungen zu vereinbaren. 

Grundsätzlich darf der Verantwortliche kein Beauftragter sein. Ebenfalls sollten Verwandte, Personalleiter, Ehepartner oder IT-Leiter oder andere Beschäftigte sich nicht um die Angelegenheiten des Datenschutzes kümmern, da die Unabhängigkeit nicht gewährleistet ist. Denn schnell wird ein Auge zugedrückt oder es werden auf sonstige Weisen Gefälligkeiten eingefordert.

Die in Art. 38 DS-GVO beschriebene Stellung des Beauftragten und seiner gesetzlich garantierten Nichtgebundenheit an Weisungen bei der Ausführung seiner Aufgaben stehen in direktem Konflikt mit den Weisungen des Arbeitgebers. Auch gilt ein Beauftragter ohne nachweisbare Fachkenntnisse als nicht bestellt.

De jure liegt die Verantwortung zur Einhaltung der Datenschutzgesetze bei den Verantwortlichen und nicht beim Datenschutzbeauftragten – egal ob intern oder extern.

Intern einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, erscheint auf den ersten Blick die sinnvollste und kostengünstigste Lösung zu sein. Doch im Vergleich zur Dienstleistung eines professionellen externen Datenschutzbeauftragten ist das nur in den wenigsten Unternehmen wirklich die beste Alternative.

Zum einen verfügt der intern ernannte Datenschutzbeauftragte häufig nicht über ein hinreichendes Fachwissen sowie die nötige juristische Expertise und Praxiserfahrung, um die Tätigkeit effizient und rechtssicher durchzuführen. 

Zum anderen müssen interne Datenschutzbeauftragte besonders in kleinen Unternehmen diese Tätigkeit in Teilzeit erledigen. Dies geht zu Lasten der Arbeitskraft des Mitarbeiters in seinem Fachgebiet und schadet in Konsequenz auch der Effektivität des Unternehmens. Mittel und langfristig sind externe Datenschutzbeauftragter effektiver und günstiger.